프린터 비용을 절감하고 고장 위험을 최소화하려면, 계약서 한 장을 맹신하기 전에 반드시 확인해야 할 요소들이 있다.
1. 결론: 유지보수 계약은 “가격”보다 “보장 범위와 책임 조건”이 핵심이다
많은 기업이 프린터 유지보수 계약을 단순히 ‘고장 수리’ 정도로만 생각하지만, 실제로는
토너 공급, 소모품 교체, 방문 주기, 부품 비용, 대응 속도, 장비 수명 관리 전략까지 모두 관여되는 복합 서비스다.
즉, 계약 조건 > 가격이라는 점을 반드시 기억해야 한다.
특히 유지보수 계약이 애매하면, 가장 많이 발생하는 문제는 다음 네 가지다.
- 소모품 미포함으로 인한 추가 비용 발생
- 긴 방문 대기 시간
- 정착기·드럼 등 고가 부품 미포함
- 계약 기간 내 무한 AS가 아니어서 예산 초과
이제부터 계약 전 반드시 확인해야 할 항목들을 정리한다.
2. 핵심 체크포인트 9가지 (한눈에 정리)
| 구분 | 반드시 확인할 항목 |
|---|---|
| 1 | 토너·드럼·현상기·정착기 포함 여부 |
| 2 | 방문 기준: 24시간 이내? 영업일 기준? |
| 3 | 소모품 교체 기준: 출력 매수? 센서 기준? |
| 4 | 출력 품질 보장 범위 명시 여부 |
| 5 | 고장 유형별 무상·유상 조건 |
| 6 | 교체 부품의 종류(정품/재생/호환) |
| 7 | 계약 장비의 노후도(수명 잔여율) |
| 8 | 월 출력 한도 및 초과 비용 |
| 9 | 계약 해지 조건 및 위약금 |
3. 상세 해설: 왜 이 내용이 중요한가?
① 소모품 포함 범위 확인은 ‘예상 비용’과 직결된다
대부분의 유지보수 계약 불만은 “계약했는데 토너는 별도” 같은 오해에서 나온다.
유지보수 비용이 저렴해 보이는 업체는 대체로 소모품 제외형이다.
반드시 명확히 물어봐야 할 질문
- 토너 포함인가?
- 드럼 포함인가?
- 정착기·현상기 같은 고가 부품 포함인가?
- 포함이라면 “출력 매수 기준”인가 “고장 기준”인가?
이 네 가지는 비용 차이를 크게 만든다.
② 방문 속도는 업무 중단 시간을 결정한다
프린터가 멈추면 사무 생산성은 즉시 떨어진다.
그러나 유지보수 계약서에는 ‘당일 방문’이라는 문구가 빠진 경우가 많다.
확인해야 할 조건
- 24시간 이내 방문 보장인지
- 평일만 가능한지
- 토·일·야간 긴급 출동 가능 여부
- 방문 못 올 경우 대체 장비 제공 여부
대응 속도가 빠른 업체일수록 가격이 높지만, 업무 공백 비용을 고려하면 결국 더 합리적인 선택이다.
③ 출력 품질 기준 불명확 → 분쟁의 핵심
“흐리게 출력된다” 같은 품질 문제는 원인이 다양하다.
하지만 계약에 ‘품질 보장 범위’가 없다면 무상 처리 여부가 모호해진다.
필수 포함 요소
- 번짐, 흐림, 줄무늬는 무상
- 드럼·현상기 색상 불균형은 무상
- 사용자가 임의로 개봉한 경우는 유상
- 프린터 내부 오염은 무상 청소 여부
④ 장비 노후도 체크는 반드시 필요하다
간혹 10년 이상 된 복합기를 유지보수 계약에 넣어 달라는 경우가 있다.
그러나 노후 장비는 부품 단종·고장 반복·인쇄 품질 불량이 잦아 “무한 AS”가 현실적으로 어렵다.
확인해야 한다
- 장비 제조연식
- 총 출력량
- 정착기·드럼 교체 이력
- 소모품 단종 여부
노후 장비는 유지보수 비용이 높거나, 계약 자체가 제한될 수 있다.
⑤ 월 출력량 제한 및 초과 비용 구조
유지보수 업체 대부분이 월간 출력량 제한을 두고 있다.
예: 5,000매까지 유지보수 포함, 초과 시 매당 30~50원 비용 발생.
특히 컬러 출력은 훨씬 가격 차이가 크다.
- 컬러 매당 80~120원
- 대량 출력 시 고정요금 + 과금형이 유리
- 인쇄율(coverage) 기준 과금 여부도 체크
출력량이 불규칙한 기업은 정액제 + 탄력 과금형을 선호한다.
4. 프린터 유지보수 계약 전 체크리스트 (실제 계약서 기준)
✅ 1) 방문 및 대응 SLA(Service Level)
- ☐ 방문 시간 보장
- ☐ 대체 장비 제공
- ☐ 평일/주말 대응 가능 시간
✅ 2) 공급 소모품
- ☐ 토너 포함
- ☐ 드럼 포함
- ☐ 현상기 포함
- ☐ 정착기 포함
- ☐ 기타 소모품 포함 여부
✅ 3) 고장·품질 관련 보장 조건
- ☐ 인쇄 품질 기준 명시
- ☐ 고장 유형별 유상/무상 분류
- ☐ 사용자 과실 기준 명확화
✅ 4) 출력량 기준
- ☐ 월 출력 제한
- ☐ 초과 요금
- ☐ 컬러/흑백 구분
✅ 5) 해지 조건
- ☐ 중도 해지 가능 여부
- ☐ 위약금
- ☐ 계약 연장 조건
5. 마무리: 유지보수 계약은 ‘보험’이 아니라 ‘운영 전략’이다
프린터 유지보수는 단순한 AS 계약이 아니라
출력 비용 절감 + 장비 수명 연장 + 업무 중단 최소화를 동시에 담은 운영 전략이다.
따라서 계약 전에는 반드시 다음 세 가지를 비교해야 한다.
- 소모품 포함 범위
- 대응 속도와 SLA
- 장비 상태와 실제 출력량
이 세 가지가 명확하면, 유지보수 계약은 기업 운영 효율을 크게 높이는 가장 강력한 솔루션이 된다.