■ 서론: 기업 비용 절감의 핵심은 ‘복합기 유지비’ 최적화
2025년 기준 많은 기업들이 인쇄 관련 비용을 과대 지출하고 있다. 특히 사무실 복합기는 설치 이후 지속적으로 비용이 발생하는 대표 설비이며, 토너·드럼 등 소모품, 유지보수 계약, 출력량 관리 부재가 누적되면서 연간 수백만 원 이상의 비용 손실로 이어진다.
그러나 최근 기업용 출력 환경 분석 트렌드에 따르면 유지비의 30~50%는 관리 방식 개선만으로 절감 가능하다.
본 글에서는 최신 장비 운영지침과 서비스 업체들의 유지관리 데이터를 기반으로, 복합기 유지비를 절반으로 낮출 수 있는 실질적 전략을 탑다운 방식으로 정리한다.
■ 1. 출력량 구조 분석 – 비용 절감의 첫 단계
대부분의 기업은 출력량 파악조차 하지 않아 과투입이 발생한다.
유지비 절감은 ‘과대 사용 지점’ 파악에서 시작된다.
● 핵심 분석 포인트
- 부서별 출력량 모니터링
– 관리프로그램, 복합기 리포트를 활용해 컬러/흑백 비중 파악
– 특정 부서에서 컬러 출력 비중이 40% 이상이면 비용 과다 가능성 높음 - 불필요한 컬러 출력 차단 정책 적용
– ERP·메일·교육자료는 기본 흑백으로 강제 설정
– 컬러 허용 계정만 지정 - 분기별 출력 트렌드 확인
– 회계, 입학 시즌 등 특정 시기 폭증하는 출력량을 대비해 장비 추가 배치 여부 검토
● 효과
정확한 분석만으로도 평균 10~20% 비용 절감 가능.
■ 2. 소모품 비용 최적화 – 정품/호환 선택보다 중요한 ‘품질 기준’
토너·드럼·현상기·정착기 등 소모품은 유지비의 절반 이상을 차지한다.
하지만 단순히 저렴한 호환품을 쓰는 것은 오히려
- 장비 고장
- 색 번짐
- 정착기 손상
- A/S 비용 증가
등의 장기적 비용 폭탄을 유발한다.
● 비용 절감을 위한 ‘현실적인 최적 전략’
- 정품 대비 품질 인증된 준정품(프리미엄 호환) 사용
– 국제 품질기준 ISO/IEC 19752·19798 출력량 규격 충족 여부 확인
– 토너 분말 입자 크기·정착 온도 데이터 제공 여부 체크
→ 불량률이 낮아 장기적으로 비용이 줄어듦. - 토너 자동 발주 시스템 도입(MPS 방식)
– 수량 부족 시 자동 주문
– 과잉 재고 방지
– 토너 단가 10~30% 절감 - 소모품 일괄 구매(Volume Contract)
– 업체와 연간 단가 고정 계약 시 최대 15~25% 절감 가능
● 실제 절감 사례
중견기업 A사는 기존 정품 토너 사용에서 검증된 프리미엄 호환으로 전환하고 일괄 구매를 적용해 연간 380만 원 절감.
■ 3. 유지보수 계약 재정비 – ‘페이지 단가(PPC)’가 핵심
복합기 유지비 절감의 가장 효과적인 전략은 유지보수 계약 재검토다.
● 체크해야 할 핵심 기준
- 현재 PPC(Page Per Copy) 단가 적정성 검토
– 흑백 20원 이상, 컬러 130원 이상 is 대부분 높은 편
– 최신 트렌드 기준
· 흑백: 8~15원
· 컬러: 50~90원
→ 업체와 재협상 필요 - 계약 구조 확인
- 월 최소 사용량(최저 보장량) 존재 여부
- 사용량 미달 시 비용 발생 구조인지 점검
- 부품비·출장비 포함 여부 확인
- One-Stop MPS(Managed Print Service) 모델 고려
– 토너·부품 교체·정기점검·출력관리까지 통합
– 월 고정 비용으로 예측 가능하며 평균 20~40% 절감
● 절감 효과
계약 재조정만으로 15~35% 비용 절감 가능.
■ 4. 장비 배치 최적화 – 과한 프린터 수는 곧 비용 낭비
사무실 구축 시 장비 수를 과하게 배치하는 경우가 매우 많다.
결과적으로
- 유지보수 비용 증가
- 소모품 비용 증가
- 공간 사용 비효율
로 이어진다.
● 장비 수 최적화 전략
- 사용률 30% 이하 장비는 통합
– 사용 빈도 낮은 복합기는 제거하고 공유 장비로 통합 - 컬러 장비 vs 흑백 장비 목적별 분리
– 컬러가 자주 필요한 부서만 컬러 장비 사용
– 대부분 부서는 흑백 장비로 충분 - A3 장비 필요성 검토
A3는 유지비가 높기 때문에 실제 필요 없는 회사에서는 A4 복합기 2대로 대체하는 것이 더 저렴하다.
● 분석 결과
장비 1대당 연간 유지비는 평균 40만~200만 원 수준.
불필요한 장비 2~3대만 줄여도 연간 300만~500만 원 절감 가능.
■ 5. 출력 정책·사용 습관 개선 – 가장 쉬우면서도 가장 큰 절감 효과
직원들의 출력 습관을 개선하는 것만으로도 유지비 절감폭이 크게 늘어난다.
● 즉시 적용 가능한 절감 전략
- 기본 설정을 모두 ‘흑백’으로 통일
– 컬러 출력은 필수 부서만 권한 부여
→ 컬러 단가가 흑백의 5~10배인 점을 고려하면 효과 크다. - 양면 인쇄 기본값 지정
– 종이 사용량 30~45% 절감 가능 - 프린트 큐 자동 삭제 설정(5~10분)
– 불필요한 출력 방지
– 프린터 앞에 방치되는 용지 낭비 최소화 - 모바일·클라우드 출력 도입
– 직원들이 자리 이동 없이 바로 출력 → 재출력 줄어듦
● 절감 효과
습관 개선만으로 출력 비용 10~25% 절감 가능.
■ 결론: 유지비 절감은 ‘관리 시스템화’가 정답
사무실 복합기 유지비를 절반까지 줄이기 위해 반드시 기억해야 할 핵심은 다음 세 가지다.
● 복합기 유지비 절감 3대 원칙
- 장비·소모품·계약 구조 전면 재점검
– 페이지 단가(PPC)·정기 유지보수·소모품 품질 기준 확인 - 출력량 데이터 기반 운영 체계 마련
– 부서별 출력량 모니터링·정책 기반 통제 - 사용 습관 개선 및 장비 배치 최적화
– 흑백 기본 설정
– 양면 인쇄
– 불필요한 장비 제거
이 3가지만 제대로 관리하면 실제로 유지비의 40~50% 절감은 충분히 실현 가능하며, 기업 전체의 비용 구조를 더욱 효율적으로 만들 수 있다.